Általános adatkezelési tájékoztató

Az alábbiakban egyszerűen, gyakorlati példákkal magyarázzuk el a dokumentumban használt fogalmakat. Minden meghatározás egy rövid esettanulmány-szerű példával segíti a megértést: hogyan érinthet egy-egy fogalom egy valós ügyfélhelyzetet a WellHaven szolgáltatásai során.

Az adatgyűjtés célorientált és szükség alapú. Az alábbiakban gyakorlati kategóriákra bontva mutatjuk be, mit kérünk be közvetlenül Öntől, mit gyűjtünk automatikusan, és milyen külső forrásokból származhatnak adatok a szolgáltatás nyújtásához.

Azok az adatok, amelyeket Ön közvetlenül ad meg nekünk regisztráció, konzultáció vagy foglalás során. Minden esetben példákat és rövid forgatókönyveket adunk a valós használathoz.

• Név és elérhetőségek (példa: ügyfél regisztráció során megadott telefonszám és e‑mail).
• Egészségügyi adatok a kezelés tervezéséhez (példa: mobilitási korlátozások, gyógyszerelés rögzítése egy rehabilitációs forgatókönyvben).
• Számlázási és biztosítási adatok (példa: számlázási cím és biztosító az elszámoláshoz).
• Kapcsolattartói adatok sürgősségi esetekhez (példa: hozzátartozó neve és telefonszáma a beavatkozási protokollhoz).
• Visszajelzések és elégedettségi felmérések (példa: kezelés után kitöltött kérdőív esettanulmánya).
• Fotók vagy orvosi dokumentumok a kezelési előzmények alátámasztására (példa: korábbi orvosi jelentés feltöltése a terápiás tervhez).

Automatikusan gyűjtött adatok a weboldal és az online foglalási rendszer használata során. Ezek segítenek megérteni a szolgáltatás használati mintáit és javítani a felhasználói élményt.

• Hozzáférési naplók és IP-címek (példa: weboldal forgalmi elemzés egy visszatérő vendég esetében).
• Sütikben tárolt beállítások és munkamenetinformációk (példa: nyelvválasztás és időzónabeállítás megőrzése).
• Analitikai adatok viselkedési mintázatokhoz (példa: mely szolgáltatási oldalak a leggyakrabban látogatottak időskorú látogatók körében).
• Hibajelentések és rendszerdiagnosztika (példa: online foglalás közbeni hiba naplózása és javítási eset).
• Eszköz- és böngészőinformációk a kompatibilitás biztosításához (példa: tableten történő foglalási folyamat optimalizálása).
• Időbélyegek a tranzakciók és ülések rögzítéséhez (példa: bejelentkezés és kezelésidőpontok nyilvántartása).

Harmadik felektől származó adatok például partnerektől, egészségügyi szolgáltatóktól vagy jogi kötelezettségek alapján érkezhetnek. Minden ilyen adatkezelés esetén gyakorlati példákon mutatjuk be a felhasználást és a védelmi intézkedéseket.

• Egészségügyi intézmények által megosztott előzmények a terápia koordinálásához (példa: kórházi zárójelentés átvétele egy rehabilitációs tervhez).
• Kezelés szolgáltatók a számlázási elszámolásokhoz (példa: biztosítóval történő egyeztetés a szolgáltatás finanszírozásához).
• Technikai szolgáltatók analitika és foglalási motor számára (példa: online naptárszolgáltató integrációja a foglalási forgatókönyvekhez).

Az adatokat kizárólag meghatározott, jogszerű célokra használjuk. Minden célhoz gyakorlati példát csatolunk, amely megmutatja, hogyan segít az adathasználat a napi működésben és a vendégellátásban.

• Szolgáltatások nyújtása és kezelési tervek készítése (példa: személyre szabott mozgásterápiás program összeállítása egy korábbi orvosi lelet alapján).
• Kommunikáció a foglalásokkal és egészségügyi eseményekkel kapcsolatban (példa: SMS/E‑mail emlékeztetők kezelési időpontokra).
• Számlázás és adminisztráció (példa: tranzakciós adatok rögzítése a kezelés elszámoláshoz).
• Minőségbiztosítás és szolgáltatásfejlesztés analitika alapján (példa: vendégvisszajelzések elemzése a kezelési forgatókönyvek hatékonyságának javítására).
• Jogszabályi kötelezettségek teljesítése (példa: hatósági adatkérések kezelése az előírt eljárások szerint).
• Vészhelyzeti értesítések és egészségügyi közlések (példa: sürgősségi kapcsolattartó értesítése szakorvosi beavatkozás esetén).
• Marketing és tájékoztatás, amennyiben ehhez Ön hozzájárult (példa: időszakos programajánló küldése azoknak, akik feliratkoztak).
• Jogviták és belső kivizsgálások lefolytatása (példa: panaszkezelési eljárás dokumentálása esettanulmányként).

Az adatkezelés jogalapjait világosan meghatározzuk, és minden gyakorlati esethez jelöljük a vonatkozó jogi alapot. A személyes adatok feldolgozása csak jogszerű indokkal történik.

• Szerződés teljesítése: a foglalások és terápiás szolgáltatások nyújtása a szerződéses kötelezettség alapja.
• Hozzájárulás: marketingkommunikáció és bizonyos érzékeny adatok kezelése az érintett kifejezett hozzájárulása alapján történik.
• Jogos érdek: a szolgáltatás biztonságának és csalásmegelőzésnek érdekében végzett adatfeldolgozás speciális esetei.
• Jogszabályi kötelezettség: hatósági adatszolgáltatás és egyéb törvényben előírt adatkezelések.

A WellHaven weboldala sütiket használ a működéshez szükséges és elemzési célokra. Az alábbiakban példákkal mutatjuk be a sütik szerepét és a kezelési lehetőségeket.

Típusok: munkamenet-sütik (ideiglenes bejelentkezési állapot), állandó sütik (nyelvi beállítás megjegyzése), analitikai sütik (használati minták elemzése).

Kategóriák: szükséges sütik, teljesítmény/személyre szabás, analitika és harmadik fél szolgáltatók sütijei. Példa: a foglalási folyamat gördülékenysége szükséges sütik nélkül romolhat.

A sütik kezelését a böngészőbeállítások segítségével lehet szabályozni. Részletes útmutatót és a cookie beállítások linkjét megtalálja a wellsens.pro/cookie-oldalunkon.

Részletes cookie-szabályzat: https://wellsens.pro/cookie

Adatokat csak meghatározott és ellenőrzött felekkel osztunk meg. Minden megosztásnál gyakorlati példákat adunk és feltüntetjük az adatkezelői/adatafeldolgozói szerepeket.

• Egészségügyi partnerek és szakemberek a kezelési előzmények megosztásához (példa: terapeuta megosztja a kezelési tervet alvállalkozóival).
• Kezelés szolgáltatók számlázás és jogi megfelelés céljából (példa: könyvelőiroda átadott számlaadatokkal).
• Szállítók és technológiai partnerek a rendszer működtetéséhez (példa: naplófájlok elemzése egy technikai szolgáltató által).
• Hatóságok, amennyiben jogszabály írja elő (példa: hatósági adatkérés egy vizsgálat kapcsán).
• Hozzájáruláson alapuló harmadik felek, mint marketingpartnerek, kizárólag előzetes hozzájárulás esetén (példa: programajánló küldése a feliratkozott ügyfeleknek).
• Vészhelyzeti egészségügyi szolgáltatók, amikor a helyzet indokolja (példa: sürgősségi orvosi információ megosztása egy akut állapot esetén).

Nemzetközi adattovábbítás ritka, de előfordulhat a szolgáltatások technikai partnereinek révén. Ilyen esetekben az EU által elfogadott megfelelő védelmi intézkedéseket alkalmazzuk, és konkrét esettanulmányokkal támasztjuk alá az átvitelt.

Biztosítékok: adattovábbítási szerződések, standard szerződéses záradékok, és ahol lehetséges, titkosítás. Példa: analitikai szolgáltató szerverein történő feldolgozás esetén szerződésben rögzítjük az adatvédelem feltételeit.

Az adatok megőrzését célhoz kötötten, minimális időre korlátozzuk. Az alábbiak gyakorlati szabályokat tartalmaznak különböző adatkategóriákra vonatkozóan.

Felhasználói fiókok adatai általában a szerződés fennállásáig és azt követően a jogszabályi kötelezettségek teljesítéséig kerülnek megőrzésre. Példa: vendégprofil megőrzése a következő foglalás könnyítésére, de törlés kérhető.

Üzenetek és kommunikációk megőrzése a panaszkezelés és jogi bizonyíthatóság céljából történik, az erre irányuló belső szabályzat szerint.

Rendszernaplók és technikai logok rövid ideig, általában 6–24 hónapig őrződnek, kivéve ha biztonsági esemény kivizsgálása indokolja a hosszabb megőrzést.

Törlési kérelmet követően a személyes adatokat amennyiben jogszabály nem ír elő hosszabb megőrzést, a feldolgozás céljához igazodva töröljük vagy anonimizáljuk. Gyakorlat: egy korábbi vendég kérésére személyes adatokat eltávolítunk a marketinglistákról és végrehajtjuk a szükséges törléseket.

A WellHaven több rétegű biztonsági intézkedést alkalmaz fizikai, technikai és szervezési szinten. Minden intézkedéshez kapcsolunk egy gyakorlati példát arról, hogyan védi az ügyfél adatait a mindennapi működés során.

• Hozzáférés‑kontroll: csak jogosult munkatársak férhetnek hozzá egészségügyi adatokhoz (példa: kezelőorvosi és terápiás csoport szerepkör alapú hozzáférése).
• Titkosítás: adatok továbbítása és tárolása során titkosítást használunk (példa: online regisztrációs űrlap TLS kapcsolatban történő beküldése).
• Biztonsági eljárások és rendszeres auditok: belső ellenőrzések és esetbemutató auditek a működési gyakorlat javítására.

Az érintettek jogaihoz gyakorlati útmutatót adunk: hogyan lehet kérelmet benyújtani, milyen határidők várhatók és milyen dokumentumokra lehet szükség a kérelem elbírálásához.

• Hozzáférés joga: kérheti, hogy tájékoztassuk Önt az Önnel kapcsolatos kezelt adatokról (példa: kérelem a személyes profil másolatára).
• Helyesbítés joga: kérheti pontatlan adatok helyesbítését (példa: telefonszám vagy gyógyszerelési adat javítása).
• Törlés joga (elfeledtetés): bizonyos feltételek mellett kérhető az adatok törlése (példa: marketing hozzájárulás visszavonása és listáról való eltávolítás).
• Kezelés korlátozásának joga: kérheti az adatok feldolgozásának korlátozását egy vitatott időszak alatt (példa: panasz kivizsgálása ideje alatt).
• Adathordozhatóság joga: kérheti a rendelkezésre álló személyes adatok átadását géppel olvasható formátumban (példa: foglalási előzmények átadása más szolgáltatónak).
• Tiltakozás joga: tiltakozhat bizonyos feldolgozások, például közvetlen üzletszerzés ellen, a vonatkozó szabályok szerint.
• Törlés kérésének joga: Ön kérheti személyes adatainak törlését, amennyiben azok kezelésére nincs jogi alap, vagy ha visszavonja hozzájárulását és nincs más jogalap a kezelésre.
• Panasz benyújtásának joga: Ha úgy érzi, hogy adatkezelési joga sérült, panaszt nyújthat be a magyar adatvédelmi hatóságnál (NAIH) vagy más illetékes felügyeleti hatóságnál.

A WellHaven adatkezelési gyakorlata megfelel az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a magyar jogszabályoknak. Az alábbiakban összefoglaljuk az érintettek jogait, az adatkezelés céljait és az alkalmazott technikai-szervezési intézkedéseket, szemléletes esetek és gyakorlati példák segítségével.

Az irányelvek a WellHaven minden szolgáltatására és ügyféladatára vonatkoznak, beleértve a foglalásokat, orvosi alkalmassági vizsgálatokat és rehabilitációs programokat. Példa: ha egy vendég orvosi adatokat ad meg egy kezelési csomag igénylésekor, ez az adat a szakmai ellátás biztosítása érdekében kerül feldolgozásra és csak a szükséges ideig őrizzük meg.

• Átláthatóság: tájékoztatjuk az érintetteket az adatkezelés céljáról, időtartamáról és jogalapjáról.
• Hozzáférés joga: az érintettek kérhetik hozzáférésüket saját adataikhoz és azok másolását.
• Helyesbítés joga: hibás vagy hiányos adatok módosítását kérheti az érintett.
• Korlátozás és tiltakozás joga: bizonyos körülmények között korlátoztatható az adatkezelés, illetve tiltakozhatnak az adatkezelés ellen.

Ha úgy gondolja, hogy adatkezelési jogait megsértettük, részletes leírást adhat meg esetről és mi 30 napon belül érdemi választ adunk. Szükség esetén segítünk a panasz felkészítésében és a kapcsolódó dokumentáció összegyűjtésében.

Jogok gyakorlásához kérjük, küldjön részletes kérelmet a megadott kapcsolattartási címre. A kérelemben pontosítsa, mely jogát kívánja érvényesíteni (hozzáférés, helyesbítés, törlés, adattovábbítás stb.) és adjon meg azonosító adatokat, hogy a kérést biztonságosan el tudjuk végezni.

[email protected]

Általában 30 napon belül válaszolunk. Bonyolultabb kérések esetén, ha szükséges, az ügyet indoklással meghosszabbítjuk további 60 nappal és erről előzetesen tájékoztatjuk a kérelmezőt.

Marketing célú kommunikációkat csak az érintett kifejezett hozzájárulása esetén küldünk. Példák: jóléti program-ajánlatok, időseknek szóló mozgás- és táplálkozási workshopok. A marketing üzenetekben mindig szerepel leiratkozási lehetőség.

Leiratkozáshoz használja a marketing e-mailek alján található leiratkozó linket vagy kérje az adatkezelőt e-mailben a megadott kapcsolattartónál. A leiratkozás feldolgozása legfeljebb 10 munkanapot vehet igénybe.

Számunkra fontos, hogy adatkezelésünk az érintettek életkorának megfelelő legyen. WellHaven szolgáltatásai elsősorban időseknek szólnak; 18 év alatti személyek adatait csak törvényes képviselő hozzájárulásával kezeljük, és speciális gyermeki adatokat alapvetően nem gyűjtünk.

Weboldalunk harmadik fél szolgáltatásaira mutató linkeket tartalmazhat (például online fizetési rendszerek vagy külső partneroldalak esetén). Ezek használata előtt mindig tájékoztatjuk az ügyfelet arról, hogy mely külső szolgáltató kezel adatokat, és milyen célból. Példaként említhető a helyi orvosi laborral megosztott alapvető egészségügyi információ a kezelési terv elkészítéséhez.

Adatvédelmi tájékoztatónkat időről időre felülvizsgáljuk és módosítjuk a jogszabályi változások, üzleti gyakorlat vagy új szolgáltatások bevezetése miatt. Jelentősebb módosítás esetén e-mailben vagy a honlap kezdőoldalán értesítjük vendégeinket.